MS Outlook. Часть2. Как взяться за дело?

Похудеть на 5 килограмм, бросить курить во время отпуска, выучить английский до уровня чтения форума ХХХ без помощи переводчика - очень многие подобные начинания не приводят к успешному результату по одной причине. Будучи полностью уверены в поставленной цели мы, тем не менее, не достигаем ее именно потому, что не вполне представляем как это нужно делать. Как подступиться к проблеме, с какой стороны взяться, с чего начать? Казалось бы, чисто технические, или даже технологические вопросы, однако именно они становятся непреодолимым препятствием на пути к таким желанным целям.

Именно такого рода проблемы ожидают тех менеджеров, кто решил взяться за существенное повышение своей личной производительности при помощи MS Outlook. А мы попробуем предложить профилактические мероприятия. Ведь, если знаешь противника в лицо - намного легче выйти победителем. Наверное, это будет не исчерпывающий перечень, но наиболее существенное мы рассмотрим.

А. Тайм-менежмент

Тайм-менеджмент - это прикладная наука. Он совмещает в себе как выводы солидных научных дисциплин, так и эвристические правила, рекомендаций, выработанные поколениями менеджеров. К первому мы отнесем психологию, научную организацию труда, ко второму, например, правило делать записи наиболее важных мыслей, идей, пришедших в голову на протяжении дня. Но как бы там ни было, тайм-менеджмент - это наука. Которую нужно знать. Не для того, чтоб сдать профессору, а для того, чтоб не сделать ошибок, вернее и надежнее решить поставленную задачу. А отсюда следуют два вывода:

• Во-первых, нужно освежить в памяти безусловно знакомые положения тайм-менеджмента.  
• А во-вторых, нужно сделать это таким образом, чтобы все то, что будет признано достойным внедрения на собственном рабочем месте, легло на бумагу. Потом эти записи будут дополнительно обработаны, так что не нужно заботиться о формулировках, главное - не потерять мысль.

Б. Личная информационная база

Вряд ли кого-то удивил раздел А. Что и говорить, значение науки оспорить трудно. А, вот, значение информационной базы - именно базы, а не кипы разношерстных папок в шкафу - понятно далеко не всем. Кстати, если в вашем шкафу именно такого рода склад, то, как утверждают психологи, и в папках (каталогах) на жестком диске та же картина. То есть неупорядоченность, бессистемность, а это важнейшее препятствие на пути тайм-менеджмента.
Так вот, необходимо навести полный, 100% или, если кому больше нравится, морской порядок во всем том многообразии информации, которая нужна вам для работы. И в шкафу, и на диске. Что такое порядок в шкафу описывать не будем, а что такое информационная база на жестком диске определим. Это набор папок (каталогов), удовлетворяющий всего лишь двум условиям (попробуйте их выполнить):

1. Имеющий только один вход.

Иными словами, вся информация, нужная для работы, должна находиться в одной папке. Мы рекомендуем назвать ее так: IB_Familiya. Или, ближе к английскому: DB_Name. Ну, вместо Фамилии - собственной имя или название должности (это если исполнители меняются часто). Но лучше использовать именно английские знаки, тогда легче решаются вопросы автоматизированной обработки информации.

2. Имеющий (то есть в каждой из ее папок) не более 7 подпапок (5 плюс-минус 2).

Для этого правила есть исключения. Если вам нужно сформировать папки по фамилиям работников или названиям предприятий-контрагентов, то их может быть столько, сколько этих объектов - существенно больше семи.
Кажется, что правила выполнить нетрудно. Человеку со склонностью к аккуратности, системности в работе - да. Но, как известно, не все таковы от рождения. Кому-то придется наступить на горло собственной песне, разудалому характеру или художественной душе. Тайм-менеджмент, конечно, занимается распределением времени, но время-то используется для обработки информации. Поэтому без наведения порядка в своей информационной базе и думать забудьте об эффективном использовании времени. Кстати, это прекрасный повод провести полную ревизию своего рабочего места, осмыслить, что же и как же мы делаем.

В. Работа в Проводнике.

Конечно, большинство из нас умеет работать с этой системной программой ОС Microsoft. Но - насколько умеет? Формирование информационной базы потребует, чтобы это было не просто умение, а навык - привычка выполнять нужные действия эффективно и не задумываясь.

Действия: создание, переименование, копирование, пересылка файлов и папок. Причем, как правой кнопкой мыши, так и при помощи кнопок панели - эти два способа отчасти взаимозаменяемы (по результату), но применение их имеет определенную специфику, ее нужно освоить. Ну, естественно, нужно также уметь настроить эту самую панель с кнопками.

Ну, вот и вся подготовка. В следующий раз садимся за клавиатуру.