MS Outlook. Часть 5. Электронная почта

Выберем наугад десять рабочих мест обычных менеджеров из офисов самых разных малого бизнеса, и посмотрим, какими программами обработки электронной корреспонденции они пользуются? Профессионалы называют эти программы почтовыми клиентами. Можно смело предположить, что рейтинг популярности будет примерно таким: пять TheBat, три системных MS Outlook Express и только пара полных MS Outlook. Продолжим свое исследование. Если MS Outlook настолько непопулярен в среде управленцев, то каким же инструментом они пользуются для задач тайм-менеджмента? Еженедельником. Да, да, чуть ли не слюнявя химический карандаш, как пресловутый Филиппок (не путать с Филиппом Киркоровым), царапают свои позорные каракули, отодвинув в сторону клавиатуру. Чтобы не мешала.

Но не будем отвлекаться. Сегодня нас интересует электронная почта в связи с задачами самоменеджмента (или личного тайм-менеджмента). И поскольку основным инструментом для решения этих задач сегодня является MS Outlook, то встает вопрос: а как работа с MS Outlook отражается на обработке электронной почты? Вот об этом и поговорим, выделив несколько существенных моментов и предоставив детали любознательности читателей. Итак.

1. 100%-я поддержка традиционного почтового интерфейса

Действительно, все привычные папки на месте: Входящие, Исходящие, Отправленные и даже Черновики. А зачем менять? Этот интерфейс - достояние человеческой культуры, результат накопления опыта офисной работы всей второй половины двадцатого века.

И операции все те же. Отправить, Получить (можно и Отправить + Получить), Переслать. Ответ и Ответ всем. Соответственно, в заголовке сообщения Кому и Кому копию. Ну, все как обычно. Переучиваться никому не придется.

2. 100% интеграция со средствами тайм-менеджмента

К таковым относятся, если кто не знает, Встречи и Задачи - особые информационные объекты (можно считать их микро-документами или записями базы данных со сложной структурой).

Так вот, MS Outlook ликвидировал все барьеры между классами, достиг, если не бесклассовой, то очень мобильно-классовой организации информации.

Для того, чтобы превратить объект одного класса в другой нужно всего лишь передвинуть его мышью в соответствующую папку. Или дать соответствующую команду. Например, переслать Задачу или Встречу. Вы скажете, что это команда из набора электронной почты - и будете правы, но ведь может возникнуть желание послать Задачу подчиненному? Или несколько Задач. Или Задачу, в которой уже сидят пара-тройка Встреч и одно Сообщение, полученное на прошлой неделе от уважаемого заказчика.

Пользователь по-хорошему не замечает каких-то там границ типов информационных объектов. Работает себе так, как ему удобно. Не тратя ни секунды на преобразования, копирования, вставки блоков текста.

3. Продвинутые почтовые возможности

Но, да простят меня фанаты TheBat, MS Outlook - современная программа. Регулярно обновляется. Впитывает все новое, прогрессивное. В частности, и связанное с новыми возможностями в обработке почты. MS Outlook Express в этом смысле, конечно, тоже не может конкурировать с полной программой, ведь его задача - обеспечить минимальный набор возможностей как часть системного набора функций.

В первую очередь здесь нужно сказать, наверное, о возможностях автоматизации обработки почты - средстве создания Правил (или как говорят еще почтовых фильтров). Есть возможность автоматически отслеживать (при помощи так называемых папок поиска) состояние обработки корреспонденции - ее продвижение по ступеням цветных пометок. Пометки вы ставите сами, а корреспонденция автоматически отражается в соответствующей папке как помеченная именно таким цветом. Нестандартные представления для папок (в дополнение к десяткам стандартных), формы, возможность обмена с MS Excel - ну, полного набора возможностей программ Microsoft, как известно, не знают даже их разработчики. Дай бог пользователям освоить то, что лежит на поверхности.

4. Поддержка работы в группе или немного о грустном

Электронная почта MS Outlook как часть MS Office сориентирована на поддержку эффективной связи с внешним миром - клиентами, поставщиками. Но не только. Есть же еще и коллеги. Но с ними-то зачем переписываться, если они сидят за соседними столами?

Э, некоторые товарищи (не ставшие пока господами) не понимают. Не понимают, что такое современный офис, что такое стандарты групповой работы, документированность управления, ну и многие-многие подобные вещи. В основе которых - корпоративная культура, распределение ответственности, ролей в общей работе, стандарты взаимодействия в конце-концов.

Да нет у нас никаких таких стандартов, скажет кто-то в сердцах. И не будет. Что мы немцы какие-то по стандартам общаться. Мы, вот, после работы так общаемся, что ого-го! Таких товарищей мы должны будем разочаровать. Стандарты у вас есть, они самые допотопные и неэффективные: устные и неформальные. Когда каждый из участников этого контакта слышит только то, что хочет услышать. И в результате получается… как обычно. А тогда уж и никакой разбор полетов уже ничем помочь не может. Нет, мы конечно не предлагаем резко так с понедельника записаться в немцы, но если хотя бы 5-10% контактов в офисе пойдут через почту - например, планы и отчеты, важные распоряжения - посмотрите, хуже станет или лучше?

Вот и все. Тренинг завершен – ждем ваших оценок, замечаний и предложений. Надеемся, что вы извлекли практическую выгоду, насколько это было интересно и полезно - не поленитесь отметиться в комментариях.