Базы данных и системы управления базами данных

СУБД (система управления базой данных) — это универсальный комплекс прикладных программ, предназначенных для создания и обслуживания баз данных, а также обеспечения многоаспектного доступа к данным и их обработки. СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL-сервере. Диспетчером данных, выполняющим загрузку и сохранение данных в базе данных пользователя и системных базах данных, является ядро базы данных Microsoft Jet. Access 2000 построена на основе усовершенствованной версии ядра базы данных Microsoft Jet 4.0. Эта версия имеет более высокую производительность и улучшенные сетевые характеристики. Jet 4.0 обеспечивает поддержку двухбайтового представления символов Unicode, позволяющего использовать символы нескольких национальных алфавитов. Чтобы скомпенсировать возрастающий при этом объем занимаемой памяти, применяется сжатие данных, сохраняемых в формате Unicode. Для лучшей совместимости Microsoft Jet и Microsoft SQL Server и соответствия языка SQL спецификации ANSI SQL 92 были внесены изменения в реализацию Microsoft Jet 4.0 SQL. Ядро Jet 4.0 имеет встроенную поддержку интерфейсов OLE DB, благодаря которой Microsoft Access 2000 может быть использован в качестве универсальной основы разработки клиентских приложений Microsoft SQL Server. В Access 2000 получили значительное развитие два технологических направления, составляющих основу корпоративных сетей: - Технология клиент/сервер, для реализации которой в Access включены средства создания проекта-приложения, работающего в качестве клиента баз данных SQL-сервера. Подключение к серверу реализуется с помощью нового интерфейса OLE DB без использования ядра баз данных Microsoft Jet. В Microsoft SQL Server 7.0 этот интерфейс является базовым. Благодаря этому Access становится универсальной основой для построения клиентских приложений, работающих с SQL-сервером. - Internet-технология, позволяющая эффективно распространять и получать доступ к разнородной информации в глобальных и корпоративных сетях. Эта технология обеспечивает унифицированный доступ к данным различных приложений в разнородных сетях. Для реализации Internet- технологии в Access включены новые интерактивные средства конструирования Web-страниц доступа к данным в базах Access и SQL-серверов., При этом Web-браузер используется как универсальный интерфейс для доступа и работы с информацией из внешней среды вне зависимости от аппаратно-программной платформы компьютера пользователя и компьютера — источника информации. Страницы могут использоваться подобно формам Access — для ввода и редактирования данных или подобно отче там Access — для отображения иерархически сгруппированных записей. Замечание Для создания, просмотра и работы со страницами доступа к данным в Access, а также для работы с этими страницами в Internet или intranet, нужен браузер Microsoft Internet Explorer 5. Access 2000 входит в состав Microsoft Office 2000 (в варианты Professional/Premium и Developer) и, как и другие компоненты Office 2000, работает в среде Windows 95, Windows 98 или Windows NT Workstation 4.0 и выше. Практическим минимумом, предъявляемым Access 2000 к персональному компьютеру, является Pentium 75 MHz и 16 Мб оперативной памяти при работе под Windows 95 или Windows 98 или 32 Мб при работе под Windows NT Workstation. При одновременном выполнении нескольких приложений Office 2000 необходимо дополнительно для каждого приложения по 4 Мб, а для Access, Outlook и FrontPage no 8 Мб, а для PhotoDraw - 16 Мб. При стандартной установке набора приложений: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, FrontPage требуется примерно 250 Мб на жестком диске. В зависимости от конфигурации приложений требования к объему жесткого диска изменятся. Рекомендуется монитор SVGA, возможно использование VGA. При установке приложений Office 2000 на локальном компьютере требуется дисковод CD-ROM. Реляционная база данных База данных является организованной на машинном носителе совокупностью взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области — реальных объектах, процессах, событиях или явлениях. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц — реляционных таблиц, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности. Структура реляционной таблицы определяется составом и последовательностью полей, соответствующих ее столбцам, с указанием типа элементарного данного, размещаемого в поле. Каждое поле отражает определенную характеристику сущности, а соответствующий столбец содержит данные одного типа. Содержание таблицы заключено в ее строках. Каждая строка таблицы содержит данные о конкретном экземпляре сущности и называется записью. Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный (первичный) ключ. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственная запись. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе данных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-ко-многим (1:М). Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них — ключом связи. Ключом таких связей всегда является уникальный ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом. Размещение сведений о каждой сущности в отдельной таблице и связывание таблиц позволяет избежать повторения значений данных в разных таблицах и упрощает процесс их обновления и поиска в базе. При этом обеспечивается однократный ввод данных при загрузке и корректировке базы данных. В Access 2000 реализовано новое средство просмотра и редактирования связанных записей из нескольких таблиц. Информация отображается в иерархическом виде. При раскрытии одного уровня иерархии рядом с записью главной таблицы отображаются связанные записи подчиненной. Для записи подчиненной таблицы также могут быть открыты связанные записи и т. д. Иерархический просмотр записей возможен также для таблиц запросов и для форм в режиме таблицы. Схема данных В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных. Таким образом, осуществляется неразрывная связь внемашинного проектирования базы данных с этапом ее создания с помощью СУБД. В схеме данных, построенной по нормализованной модели данных предметной области, могут быть установлены одно-однозначные и одно-многозначные связи. Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной, при первоначальной загрузке базы данных и ее корректировках. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования. В схеме данных могут устанавливаться связи-объединения, которые позволяют объединить таблицы, находящиеся не только в отношения 1:1 или 1:М, а также в случае, если эти отношения не определены, но в двух объединяемых таблицах имеется одинаковое поле. Объекты Access Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Для типовых процессов обработки данных — просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов — в Access имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных. При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа — макросами и модулями на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами на VBA. Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне. Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта. Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL — языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, Удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих. Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении. Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать. Страницы (Pages) — Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера. Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении. Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. В Access 2000 для удобства пользователя объекты базы данных могут быть объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов. В окне базы данных Access 2000 наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта. Размещение базы данных Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access: формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата .mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле БД размещаются только ссылки на них. Приложение базы данных, которое содержит программы VBA, может быть скомпилировано и сохранено в файле с расширением .mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты БД не могут быть модифицированы. При работе с базой данных в сети с файловым сервером и размещении на нем базы данных для коллективного использования Access предоставляет возможность отделить от нее объекты, составляющие приложение пользователя, в отдельный файл. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, которые будут работать с общей базой данных, и приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя. В Access 2000 включены средства разработки проекта — приложения, обеспечивающие работу с базой данных, размещенной на SQL-сервере. Проект размещается в файле .adp на компьютере пользователя. При создании проекта пользователь может создать базу данных на сервере SQL или использовать существующую. Интерфейс Access Access имеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя. Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения. Пользователь имеет возможность переносить объекты БД и их элементы с помощью мыши. Например, любую таблицу или запрос можно перенести из окна базы данных в окно схемы данных. Для установления связи между объектами можно в схеме данных переместить поле из одной таблицы в другую. Для размещения подчиненной формы в главной, достаточно перенести в нее ранее созданную форму или даже просто таблицу — источник в конструируемую форму. С помощью мыши можно переносить объекты между различными базами данных. При этом необходимо запустить две задачи Microsoft Access. Возможен перенос таблиц и запросов Access в другие приложения, например, в Microsoft Word и Microsoft Excel. Можно выделить данные в форме или в объекте в режиме таблицы и перенести только их. Можно создать таблицу путем переноса с помощью мыши диапазона ячеек Microsoft Excel в окно базы данных Microsoft Access. Объекты других приложений (объекты OLE, Object Linking and Embedding) могут быть перенесены в поле объекта OLE в таблицу или форму в режиме формы, а также в форму или отчет в режиме конструктора. В Access предусмотрено широкое использование технологии IntelliSense, которая помогает пользователю ориентироваться в выборе необходимых действий и обеспечивает высокую производительность труда пользователя за счет автоматизации выполнения основных функций. Выдача Помощником (Office Assistant) контекстно-зависимой справочной информации помогает принять решение, как лучше выполнить то или иное действие, или найти нужный инструмент в Access. Справочная система Access 2000 построена на основе HTML и поэтому работа с ней не отличается от работы в программах просмотра Internet. При вызове справки ее окно теперь не заслоняет окно Access, которое автоматически изменяет размер, освобождая пространство для окна справки. Всплывающие подсказки кратко описывают назначение кнопок панели инструментов при установке курсора мыши на них. Кроме того, предусмотрены более содержательные всплывающие определения. Они появляются при использовании кнопки Контекстная справка (Что это такое?), знак вопроса которой можно переносить на любой элемент в окне. В диалоговых окнах для получения всплывающего определения об их элементах используется кнопка, называемая Справка. Пользователь может создать всплывающие подсказки для элементов управления форм и отчетов. Выполняется это простым заполнением строки свойств этих элементов управления. Кроме того, могут быть созданы контекстные справки и меню, привязанные к элементам управления форм и отчетов. Диалоговые средства конструирования объектов Access предоставляет в распоряжение непрограммирующего пользователя разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA. Для автоматизации создания объектов БД — таблиц, запросов по примеру (Query By Example, QBE), схемы базы данных, и объектов приложения (форм, отчетов, страниц) используются специализированные диалоговые средства, называемые конструктором (Design). Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора. Предусмотрено автоматическое конструирование форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов с помощью программ-мастеров и команд, начинающихся с приставки "авто". В Access 2000 для упрощения внесения изменений в объекты базы данных разработана технология интеллектуальной замены имен объектов в базе данных. При этом автоматически исправляются ошибки, вызванные переименованием таблиц, полей, форм, отчетов, запросов, текстовых блоков или других элементов управления. Реализуется за счет того, что каждый именуемый объект (или элемент) базы данных имеет внутренний уникальный идентификатор, имя является только псевдонимом. При переименованиях изменяется лишь псевдоним и при необходимости корректируются все ссылки на объект из других объектов. Для применения этой технологии следует до создания объектов установить соответствующие параметры в разделе Автозамена имен (Name AutoCorrect) на закладке Общие (General), открываемой через меню Сервис|Параметры (Tools|Options). Мастера Access Множество мастеров Access позволяет автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным; анализировать таблицы БД и выполнять многие другие работы. Практически для любых работ имеется мастер (wizard), который поможет их выполнить. Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из полей другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Замечание Для создания поля со списком нужно в режиме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля — Мастер подстановок (Lookup Wizard). Мастер подстановок можно вызвать в режиме таблицы командой меню Вставка|Столбец подстановок (Insert/Lookup Column). Мастера запросов позволяют создавать простые запросы на выборку или запросы на выборку, в которых выполняются групповые операции над данными из одной или нескольких таблиц. Мастер перекрестных запросов (Crosstab Query Wizard) формирует из взаимосвязанных таблиц или запросов базы данных таблицу, подобную электронной, в которой одно поле используется в качестве заголовков строк, второе -столбцов, а на их пересечении размещаются итоговые данные, рассчитываемые по значениям третьего поля. Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют процесс создания однотабличных и многотабличных форм и отчетов. В диалоге с мастером пользователю достаточно выбрать таблицы и поля, которые необходимо включить в форму, выбрать источник основной и подчиненной части формы. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, описывающую источник записей для формы или отчета, что избавляет пользователя от подготовки специального запроса. Созданные в полях таблиц списки наследуются при включении этих полей в форму или отчет (поле со списком). Новая форма или отчет могут наследовать фильтр, примененный к таблице — источнику записей. Мастер создания диаграмм (Chart Wizard) обеспечивает создание в формах и отчетах диаграмм, базирующихся на данных в таблицах или запросах. Мастер условного форматирования, который включен в Access 2000, позволяет устанавливать разные виды форматирования поля в зависимости от значений данных в поле или других формируемых пользователем условий. Мастер вызывается в режиме просмотра формы командой Формат|Условное форматирование (Conditional Formatting). Для выбора фона формы, отчета и оформления отдельных элементов управления из предлагаемого списка может быть использован мастер, вызываемый из режима конструктора командой Формат|Автоформат (AutoFormat). Мастер кнопок (Command Button Wizard и Page Command Button Wizard) создает командные кнопки - элементы управления в форме и на страницах доступа к данным. При построении кнопки мастер предлагает большой набор действий, которые могут быть выполнены при щелчке на кнопке. Для выбранного действия мастер строит процедуру обработки события на языке VBA. Формы с командными кнопками, связанными процедурами Visual Basic, позволяют создать удобный интерфейс пользователя для управления приложением. Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager) позволяет создать многоуровневую панель управления приложением, которая объединяет его разрозненные компоненты и позволяет структурировать их по функциональному назначению. Мастер по анализу таблиц (Table Analyzer Wizard) позволяет выполнить нормализацию данных базы. Мастер разделяет ненормализованную таблицу с дублированными данными на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторений. Наряду с мастером по анализу таблиц в меню Сервис|Анализ (Tools|Analyze) представлены: - Анализатор Быстродействия (Performance), который позволяет проанализировать основные характеристики объектов БД или базы в целом и выдает рекомендации по их изменениям, для улучшения ее эффективности - Архивариус (Documentor), который позволяет создать полное описание любого из объектов базы данных или базы целиком и распечатать или передать его в Word Мастер сводных таблиц (PivotTable Wizard) является одним из мастеров создания форм. Он вставляет сводную таблицу Excel в форму Access, используя Excel, чтобы создать объект "Сводная таблица" и Access, чтобы создать форму, в которую он вставляет объект. Сводные таблицы Excel являются мощным средством для быстрого и разностороннего анализа больших объемов данных, которые могут объединять данные не только из таблиц Excel, но и из внешних баз. Перестраивая сводную таблицу, можно проанализировать данные в нужном разрезе, причем в форме данные будут немедленно пересчитаны в соответствии с новой настройкой. Таким образом несложно анализировать данные по многим направлениям. По мере изменения исходных данных можно обновлять форму. Сводная таблица, размещаемая мастером в форме, является внедренным или связанным объектом OLE. Мастера по импорту таблиц и объектов, вызываемые командой файл|Внешние данные|Импорт (File|Get External Data|Import), позволяют импортировать их из внешнего файла в текущую базу, выполнив элементарные действия по выбору файла и нужных объектов. Импортировать данные можно из файла другой базы данных Access, а также из файлов Excel, Lotus, Paradox, dBase и других баз данных, для которых на компьютере установлены драйверы ODBC. Возможен импорт текстовых файлов и HTML таблиц и списков из Internet или intranet в таблицу Microsoft Access. Мастер связанных таблиц Файл|Внешние данные|Связь с таблицами (File|Get External Data|Link Tables) создает в текущей базе данных таблицы, связанные с таблицами во внешних файлах, но, в отличие от мастера по импорту, не размещает новую таблицу в файле БД, а только устанавливает связь с источником данных этой таблицы. Эта таблица наряду с другими таблицами отображается в окне базы данных и также доступна для обработки. Однако связанная таблица доступна только до тех пор, пока связь не разрушена по каким-либо причинам. Внесенные в связанную таблицу изменения переносятся и сохраняются во внешнем файле, и наоборот, внесенные в файл изменения доступны в связанной таблице. Этот мастер, как и мастер по импорту, работает со многими внешними источниками данных. Мастера экспорта Файл|Экспорт (File|Export) позволяют экспортировать объекты (одновременно только один объект) базы данных в другие базы данных Access, в проекты Access, в базы данных многих других СУБД. Кроме того, объекты могут быть экспортированы в текстовые файлы, различные электронные таблицы, опубликованы на статических и динамических страницах Internet или intranet. Мастер наклеек (Label Wizard) автоматизирует процесс создания почтовых наклеек на основе данных таблицы или запроса и предлагает многочисленные шаблоны наклеек различных типов. Этот мастер входит в группу мастеров создания отчетов. Мастер защиты (User-Level Security Wizard) позволяет определить новые параметры защиты базы данных. Он создает новую незащищенную БД, в которую копируются все объекты из исходной базы данных, снимает все права, присвоенные членам группы пользователей, и затем защищает базу Данных. По завершении работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам. Мастер по разделению базы данных (Database Splitter Wizard) позволяет разделить базу данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, могут иметь общую базу данных, в то же время они могут изменять формы, отчеты и другие объекты, используемые для обработки общих данных, по своему усмотрению и иметь индивидуальные приложения. Мастер преобразования в формат SQL Server (Upsizing Wizard) разделяет базу данных Access (.mdb) на базу данных Microsoft SQL Server и проект Access (.adp). Таблицы и запросы преобразуются в базу данных SQL Server, а другие объекты перемещаются в файл проекта Access. Мастер создания баз данных на Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server Database Wizard) позволяет при создании нового проекта Microsoft Access подключиться к SQL-серверу и создать там новую базу данных. Служебная программа (Database Utility) Convert Database (Преобразовать базу данных) позволяет конвертировать базу данных из предыдущих версий в текущую версию базы данных Access (To Current Access Database Version). Кроме того, в Access 2000 стало возможным конвертировать базу данных из текущей версии в предыдущую (То Prior Access Database Version). Служебная программа (Database Utility) Compact and Repair Database (Сжать и восстановить базу данных) реорганизует базу данных на диске с целью улучшения объемно-временных характеристик. Утилита перезаписывает фрагментированный в результате удаления и добавления объектов файл БД и сокращает его размер, а также восстанавливает поврежденную базу данных. В Access 2000 реализована функция автоматического сжатия при закрытии базы данных. Access определяет, что база данных повреждена при попытке открыть, сжать, зашифровать или дешифровать ее, и предоставляет возможность восстановить ее. Мастера баз данных. Особую роль играют мастера баз данных, которые предлагают шаблон многих типовых приложений. С их помощью можно практически сразу приступить к работе с базой данных выбранного приложения. Для этого после выбора шаблона приложения необходимо выполнить автоматическую генерацию этого приложения. Типовое приложение может быть при необходимости доработано пользователем. Для предметных областей различных сфер деловой и личной жизни Access содержит шаблоны типовых баз данных, включающих все необходимые таблицы, формы, запросы и отчеты. Мастер баз данных создает на основе выбранного шаблона базу данных и приложение в диалоге с пользователем. Для отображения списка шаблонов типовых БД, с которыми работает мастер, достаточно нажать кнопку Создать (New) в окне Access и далее в окне Создание (New) выбрать вкладку Базы данных (Database). Мастер, создавая базу данных в соответствии с шаблоном, предлагает включить в таблицы базы данных дополнительные поля, выбрать оформление экрана в формах и отчетах. Пользователю остается только ввести данные. Мастера баз данных максимально упрощают разработку типовой БД, автоматически создавая ее. Типовые базы данных позволят начинающему пользователю познакомиться с основными принципами построения таблиц БД, связей между ними, получить навыки практической работы в среде Access, работая с типовой базой, пользователь научится просматривать и изменять данные через формы, создавать запросы для получения сведений из связанных таблиц, готовить отчеты. Однако, используя типовую базу данных, трудно рассчитывать, что она в полной мере удовлетворит потребности пользователя. Базу данных, созданную мастером, можно изменить и расширить, но эта работа требует от пользователя практически тех же знаний, что и создание новой БД. Средства программирования Наряду с диалоговыми средствами создания объектов базы данных и объектов приложения, которые позволяют решить многие задачи пользователя, Access располагает мощными средствами программирования для разработки приложений пользователя. Эти средства могут использоваться как для доработки приложений, созданных диалоговыми средствами, так и для реализации сложных задач и создания приложений в целом с необходимым пользователю интерфейсом. Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователя при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями. Макросы позволяют разработать меню приложения для выбора и выполнения функциональных компонентов приложения. Простой язык макрокоманд и диалоговая среда разработки макросов позволяют при малой трудоемкости интегрировать объекты приложения и организовать обработку данных. Наряду с языком макрокоманд Access включает развитую интегрированную среду объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA) 6.0, позволяющую реализовать любые программные решения. Ключевой идеей объектно-ориентированного программирования (ООП) является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. В VBA база данных рассматривается как совокупность объектов (таблиц, форм, отчетов, их элементов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определенные действия над объектами. Структурированность объектов БД упрощает освоение этого языка и создание приложений. Управление выполнением программ в диалоговых приложениях VBA осуществляется в соответствии с событиями, вызываемыми действиями пользователей или системы. Среда VBA объединяет разнообразные наглядные графические инструментарий редактор VBA, окно разрабатываемого проекта, окно свойств объектов проекта, окно просмотра объектов, отладчик и др. Все инструменты унифицированы и являются общими для всех продуктов Microsoft Office, для Visual Basic 6.0, а также продуктов ряда других фирм. Такая практически единая для различных приложений Office среда позволяет совместно использовать их объекты. Приложения, разрабатываемые на VBA, могут выполняться только в той среде, в которой поддерживается VBA, в то время как Visual Basic opиентирован на полностью самостоятельную разработку автономно выполняющихся приложений. Язык VBA является производным от самостоятельной системы программирования Visual Basic и имеет с ним много общего. Их синтаксис и интерфейс практически одинаков. Для пользователя, знакомого с программированием на Visual Basic, освоение VBA не вызовет трудностей. В Access макросы могут быть преобразованы в программы на языке VBA. Это позволяет упростить подготовку программ на VBA, которые затем могут быть усовершенствованы при использовании более мощных средств VBA. Начало работы в Microsoft Access. Запуск Access. На компьютере пользователя, который будет работать с СУБД Access, должна быть установлена операционная система Windows 95/98/NT и СУБД Access. Для того чтобы начать работу в СУБД Access, можно, например, после загрузки операционной системы в нижней части рабочего стола на Панели задач нажать кнопку Пуск и, открыв в главном меню Windows пункт Программы, выбрать программу Microsoft Access и запустить ее. Окно Access Рассмотрим основные элементы окна Access. Строка заголовка окна. В строке заголовка содержится кнопка системного меню, название приложения — Microsoft Access и три кнопки, управляющие представлением окна на экране. Кнопка (Свернуть, Minimize) позволяет свернуть окно Access. В свернутом окне Access продолжает работать, и достаточно нажать его кнопку на панели задач, чтобы вернуть окно на экран. Кнопка (Развернуть, Maximize) в окне неполноэкранного размера позволяет развернуть окно на весь экран. Кнопка (Закрыть, Close) позволяет закрыть окно. При этом работа Access завершается. В полноэкранном окне кнопка Развернуть (Maximize) заменяется кнопкой Восстановить (Restore), которая позволяет уменьшить размер окна до размера, предшествующего развертыванию его на весь экран. Системное меню может открываться не только щелчком мыши на соответствующей кнопке в строке заголовка, но и нажатием клавиш <Аlt>+<Пробел> или +< Минус>. Его команды могут использоваться для управления размерами окна, его положением на экране. Системное меню содержит также команду, позволяющую закрыть приложение. Строка меню Строка меню содержит несколько пунктов, каждый из которых имеет собственное ниспадающее меню, открываемое щелчком мыши на этом пункте. Ниспадающее меню содержит список команд Access. Команды определяют операции, позволяющие пользователю выполнять нужную работу с помощью графического интерфейса. Каждому средству Access соответствует строка меню и набор операций, дающих пользователю возможность в диалоговом режиме выполнять необходимые действия. Панели инструментов Панель инструментов состоит из значков-кнопок, представляющих наиболее часто используемые команды из меню. Кнопки панели позволяют выполнить, не обращаясь к командам, те же операции, но более быстрым и удобным способом. Набор команд и их графических представлений на панели инструментов является основой интерфейса пользователя и позволяет в диалоговом режиме выполнить основные работы в среде Access. Устанавливая курсор на кнопках, с помощью всплывающих подсказок можно найти нужную операцию и для ее выполнения щелкнуть на кнопке мышью. Access имеет набор встроенных панелей инструментов, обеспечивающий удобный интерфейс пользователя при выполнении работ в каждом из режимов базы данных. Эти панели выводятся в окне Access по умолчанию в соответствии с текущим режимом работы. Например, когда активно окно базы данных, выводится панель инструментов База данных (Database). Панель может быть перемещена курсором мыши в любое место окна. Для этого надо установить курсор мыши на свободное от кнопок место на панели и перетащить ее в нужное место. При этом она представляется отдельным окном, которое может находиться в любом месте экрана. В заголовке такого окна панели находится название панели и кнопка Другое кнопки (More Buttons), которая открывает доступ к команде Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons). С помощью этой кнопки открывается список доступных для этой панели команд. Двойной Щелчок на заголовке перемещенной панели возвращает ее на первоначальное место. Чтобы получить информацию о кнопке панели, щелкните мышью на кнопке Справка и, переместив появившийся знак вопроса на нужную кнопку, снова щелкните мышью. В любой момент пользователю предоставляется возможность настроить панели инструментов по своему усмотрению и изменить состав и вид кнопок на панели. В каждом режиме доступно несколько панелей инструментов. Просмотреть список доступных в текущем режиме панелей и вывести нужные на экран можно через контекстное меню, открывающееся щелчком правой кнопки мыши на строке меню или любой выведенной на экран панели. Список доступных панелей инструментов можно получить и по команде Вид|Панели инструментов (View|Toolbars). Команда Настройка (Customize...) в списке панелей инструментов открывает окно настройки, в котором на вкладке Панели инструментов (Toolbars) представлен список всех панелей Access и созданных пользователем. Для вывода нужной панели на экран достаточно пометить ее строку. Правая кнопка мыши используется для вызова динамического контекстного меню, содержащего наиболее часто используемые команды, и работает для большинства компонентов Access. Настройка производится в соответствующем окне на вкладке Команды (Commands). Следует выбрать кнопку одной из категорий и перетащить ее на панель инструментов. Заметим, что панель инструментов, на которую нужно перенести кнопку, должна быть выведена в окне Access. Важно также, чтобы в режиме, для которого предназначена эта панель, могла выполняться функция, реализуемая через эту кнопку. Для удаления кнопки с панели ее нужно переместить в группу кнопок одной из категорий окна настройки. Выбрав нужную кнопку на панели инструментов или в окне настройки, можно получить ее описание, нажав соответствующую кнопку на вкладке Команды. Кнопка Изменить выделенный объект (Modify Selection) становится доступной только после выбора одной из кнопок, размещенной на панели инструментов. Нажатием этой кнопки открывается список ее возможных преобразований. При этом можно изменить текст всплывающей подсказки кнопки, выбрать новый значок, отображаемый на ней, отредактировать вид значка, изменить свойства кнопки и т. д. Для того чтобы отображались всплывающие подсказки кнопок, в окне Настройка на вкладке Параметры (Options) должен быть установлен флажок Отображать подсказки для кнопок (Show Screen Tips on Toolbars). Строка состояния Информация, представленная в строке состояния, зависит от того, какие объекты в окне являются текущими. Здесь выводится текст сообщения, связанный с элементом, на котором установлен курсор. Длина отображаемого текста зависит от выбранного для сообщения шрифта и размеров окна Access. Здесь может быть выведен индикатор состояния объекта, индикатор выполнения программы, различные подсказки. Сообщение "Готово" (Ready) означает, что Access готов принять команду пользователя. В клетках, представленных в правой части строки состояния, отображается состояние клавиш , , и некоторые режимы. Диалоговые окна Выполнение практически любой команды начинается с вывода диалогового окна, которое позволяет уточнить операцию, передать параметры для выполнения запрашиваемой команды. При открытом диалоговом окне нельзя перейти к выполнению других действий в данном приложении. Диалоговое окно имеет постоянные размеры, но может быть перемещено в другое место. Окнo базы данных. После запуска Microsoft Access одновременно с его окном выводится первое налоговое окно, позволяющее начать создание новой базы данных или открыть существующую. Диалоговое окно появляется, если в окне Параметры (Options), вызываемом по команде меню Сервис [Параметры (Tools|Options), на вкладке Вид (View) в группе Отображать установлен флажок Окно запуска (Startup Dialog Box). Существующую базу данных можно открыть, выбрав ее из списка в диалоговом окне. Если это окно не появляется при запуске Access, для открытия БД выполняется команда Файл|Открыть (File|Open) или нажимается кнопка Открыть (Open). После выполнения этой команды открывается окно базы данных. Все операции по обработке объектов БД начинаются в окне базы данных. Окно базы данных, как и окно Access, имеет строку заголовка, содержащую слева кнопку системного меню, название — <имя БД> : база данных (Database) и справа три кнопки управления размерами окна. В окне базы данных представлены два раздела: • Раздел Объекты (Objects) с основными типами объектов базы данных: Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules) и • Раздел Группы (Groups), где создаются пользовательские группы объектов, предназначенные для хранения ссылок на объекты различных типов, объединенные, например, по функциональному назначению. При создании объекта предоставляется возможность выбора режима его разработки. Это может быть мастер или конструктор или некоторый другой режим, зависящий от выбранного типа объекта. При открытии окна БД по умолчанию выводится панель инструментов База данных (Database). Эта же панель инструментов выводится в окне Access до открытия базы данных, но большинство ее кнопок являются недоступными. Рабочее поле окна базы данных предназначено для отображения списка объектов выбранного типа. Кроме того, в Access 2000 здесь размещены ярлыки, открывающие возможность сразу приступить к созданию объекта в основных режимах: в режиме конструирования и с помощью мастера. В этом окне представлен ряд кнопок: - Первой является кнопка Открыть (Open), если выбрана таблица, форма или запрос, либо кнопка Просмотреть (Preview), если выбран отчет, либо кнопка Запустить (Run), если выбран макрос - Вторая кнопка — Конструктор (Design) — позволяет перейти в режим доработки любого ранее созданного объекта - Третья кнопка — Создать (New) — позволяет приступить к созданию нового объекта любого выбранного типа Остальные кнопки окна предназначены для удаления выбранного объекта и выбора вида отображения объектов в окне.