Какой МФУ купить для офиса?

Для большинства офисов полностью электронный оборот документов пока остается недостижимой мечтой. И пока все документы не стали цифровыми, у сотрудников будет возникать необходимость в их распечатывании. Следовательно, в каждом офисе должен быть хороший МФУ. Учитывая, что эксплуатироваться он будет часто и много, подход к выбору к наиболее подходящей модели должен быть продуманным.

Шаг первый: правильно рассчитайте нагрузку

В характеристиках каждого МФУ указывается месячный объем печати, рекомендуемый производителем, и скорость. По данным параметрам легко определить подходящую модель. Для этого необходимо подсчитать, сколько работников офиса будут регулярно пользоваться аппаратом, в каких объемах они будут печатать, сканировать или копировать. Таким образом, вы убьете сразу двух зайцев: вы не заплатите слишком большую сумму за ненужную мощность и не купите слишком медленный МФУ, вокруг которого будет постоянно скапливаться очередь.

Оптимальным вариантом будет та модель, мощность которой будет немного завышена. Для большого офиса имеет смысл купить не один МФУ, а несколько - это поможет избежать очередей. Кроме того, обратите внимание на то, что объем печати, рекомендуемый производителем, может отличаться от максимального числа страниц в месяц. В этом случае лучше ориентироваться либо на рекомендации, либо на среднее значение между этими двумя параметрами - так МФУ дольше прослужит.

Такой способ выбора МФУ - один из самых надежных. К сожалению, бывает так, что времени на определение месячной нагрузки не остается. Тогда оцените объем печати примерно, исходя из количества сотрудников:

• если в вашем офисе работает не более 5 человек, то купите МФУ, рассчитанное не небольшие рабочие группы. Максимально возможная нагрузка для такого аппарата составляет до 50 тысяч страниц в месяц;
• если в вашем офисе работает от 5 до 25 человек, то вам подойдут МФУ, рассчитанные на 50-100 тысяч страниц;
• если в вашем офисе трудится более 25 человек, то вам необходимо купить МФУ, рассчитанное на 100 тысяч копий ежемесячно.

Шаг второй: параметры печати

Перед тем, как выбрать МФУ для офиса, подумайте необходимости:

• печати на рулонах или пленках;
• дуплекса (автоматическая двусторонняя печать);
• печати и сканировании флаеров А6;
• печати и сканировании больших плакатов.

Шаг третий: какой выбрать МФУ для офиса - лазерный или струйный

Если в вашем офисе в основном печатаются документы, а цветной печатью пользуются редко, то лучше купить монохромный лазерный МФУ. Такие аппараты прекрасно справляются с печатью текстов и обеспечивают высокую скорость. Кроме того, расходные материалы для таких МФУ не стоят дорого.

Для частой цветной печати (если ваш бизнес некоммерческий) выгоднее купить струйный МФУ. Оно и обойдется дешевле и будет также качественно печатать.

Шаг четвертый: подумайте о качестве изображений

Для печати документов и сканирования подойдет практически любое МФУ. Но с цветными изображениями дело обстоит немного сложнее. Здесь необходимо обратить внимание на глубину цвета, количество цветов и разрешение. Для всех этих характеристик работает одно правило - «чем больше значение, тем лучше качество сканирования и печати». Высокое разрешение позволит передавать при сканировании и печати мелкие детали, а две другие характеристики отвечают за точность передачи цвета. Обычно помимо черного картриджа добавляются еще три - голубой, пурпурный и желтый. Но в некоторых моделях МФУ для офиса количество цветов достигает восьми, что необходимо для получения более плавных переходов и насыщенных оттенков.

Шаг пятый: измерьте площадь, куда вы хотите поставить МФУ

Прежде чем выбрать МФУ для офиса или дома, подумайте, есть ли у вас место под такой большой аппарат. Ведь под него придется освободить площадь примерно 40 на 40 сантиметров. Поэтому, если в вашем офисе тесно, то можно купить небольшой МФУ, который можно поставить на стол одного из сотрудников.

Шаг шестой: подумайте о емкости лотков

МФУ с большими лотками подачи бумаги, с внушительной ОП и с возможностью установки дополнительных лотков будет ценной находкой для тех офисов, где много и часто печатают. Во-первых, бумага в аппарате не будет заканчиваться каждые 15 минут, во-вторых, такому устройству можно дать задание, а самому отправиться делать свои дела.

Шаг седьмой: подумайте о коммуникационных возможностях

В большинстве случаев проще работать с МФУ с сетевым интерфейсом, так как любой офисный работник, имеющий доступ в интернет, сможет дать аппарату задание. Помимо этого, некоторые МФУ для офиса могут отправлять отсканированные документы на почту или выкладывать на FTP-серверы. Модуль Wi-Fi - это еще один полезный бонус. Благодаря ему вам не придется тянуть к МФУ дополнительные провода. В том случае, если для распечатки документов вы или ваши сотрудники используют флэшки с ЮСБ-входом, то имеет смысл купить МФУ с USB-портом.

Шаг восьмой: проверка совместимости ОС

И наконец-то, последний пункт по порядку, но не по важности. Убедитесь, что МФУ, которое вы хотите купить, поддерживает операционную систему, которая установлена на ПК.

Удачной покупки!