Как навести порядок в электронной почте?

Управление электронной почтой

Рабочее утро современного человека зачастую начинается с разбора электронной почты. Иногда, для некоторых из нас и для меня, этот, казалось бы, пятиминутный процесс мог затягиваться на час.
Терять свое драгоценное время в этой затягивающей воронке было для меня слишком большой роскошью. На основе многих прочитанных книг по тайм-менеджменту, я вывела для себя несколько правил. Благодаря их соблюдению, проверка «мыла» занимает у меня не более 10 минут. Дополнительный бонус состоит в том, что важная информация из писем перестала пропадать в неизвестном направлении.

1. Раздельные ящики. Самый основной совет по организации почты – заведите два почтовых ящика. Один из них указывайте при регистрации на разных ресурсах, для подписки на интересующие рассылки и т.п. Второй – строго для личных переписок. Можно отделить рабочее общение от посланий родным и близким, но лично я считаю это излишеством.

2. Отпишитесь от рассылок, которые уже не актуальны для вас. Обычно, в конце любого спам-письма есть примечание: «если вы не хотите получать письма от нас в дальнейшем…» Не пожалейте минуту-две и отпишитесь от всех ненужных источников. Это займет куда меньше времени, чем регулярная чистка своего ящика от этого хлама.
3. Покопайтесь в настройках вашей электронной почты. Мало кто знает о существовании специальных фильтров, которые автоматически сортируют входящие послания, а уж тем меньшее число людей пользуется ими. Эта опция поможет вам не столько сэкономить время, сколько упорядочить информацию. У меня, например, фильтр отправляет сообщения от начальника в папку «Важное».
4. Кстати о папках. Это еще одна опция, использование которой поможет сохранить важную информацию. Речь идет о дополнительных разделах во вкладке «входящие». У меня их всего лишь три. «Архив», куда отправляются просмотренные письма, которые могут пригодиться. «Сделать», где хранятся письма с заданиями, которые я не могу выполнить прямо сейчас. «Регистрации» - папка для хранения данных про логины/пароли/секретные вопросы на самых разнообразных ресурсах. С точки зрения безопасности, хранить подобные данные в почтовом ящике не лучшая затея. Но для меня она стала настоящим спасением, т.к. раньше на все форумы приходилось заходить через кнопку «вспомнить пароль».

И главная рекомендация – приучите себя следить за порядком, тогда не придется тратить часы, чтобы разобрать скопившуюся кучу. Все ненужные в будущем прочитанные письма смело удаляйте, а важные, наоборот, отправляйте в соответствующие папки. Берегите   и уважайте  себя  и свое время.